在FOB或FCA贸易条件下的进口合同，租船或订舱事宜应由进口商负责。出口商应在交货前的一定时期内，将预计装运日期通知进口商。进口商在接到通知后，在综合考虑装运要求、承运人的公司规模、服务质量、海外网络、运价、船期等因素后，选择合适的承运人，填制进口订舱委托书，进行订舱。
进口订舱委托书是收货人委托外运公司向船公司或其代理人统一租船、订舱、组织运输的重要依据。进口订舱委托书有固定格式，由收货人依据买卖合同填写。进口订舱委托书的缮制要点如下：
(1)货名：须以中英文两种文字填写货物全名，以避免出现差错。
(2)重量：填该批货物的毛重。
(3)尺码：填该批货物的尺码合计数，计量单位一般为立方米。若系长大件的货物须填长、宽、高，以便准确计算舱位和运费。
(4)合同号：填该批货物进口合同号码。
(5)包装：填货物包装的类型，如箱、桶、袋等。
(6)装卸港：按信用证和买卖合同载明的装运港、卸货港填写、重名港口应加注国名。
(7)交货期： 填写具体装运时间。一般可根据信用证或买卖合同有关条款的规定填写。
(8)装运条款：要与贸易合同相一致;对装运条件另有规定者，要在联系单上写明，以便划分责任、风险和费用。
(9)发货人名称地址：填写出口商的名称、地址。
(10)发货人电挂：填写发货人的联系方式。
(11)订妥船名：由外运公司填写。
(12)预抵港口：由外运公司填写。
(13)备注：若有其他说明事项，在此填写。
(14)委托单位：填制进口商的名称。
