外贸书信格式
外贸书信常见格式有三种:
(1)平头式(Block form):信件每行都向左对齐,不留空格,包括日期、地址、事由、结尾敬语。
(2)缩进式(Indented form):信头、信内地址及签名每逢换行都向右缩进3-5个字母的位置,正文各段缩进5-10个字母,其他部分的排列是:日期位于右边,事由居中,结尾敬语位于右边或中间。
(3)混合式(Modified block form with indented paragraphs):大体与平头式相同。不同点:日期位于右边,事由居中,结尾敬语靠中右,正文每段开始都采用缩行。
目前最常用的是平头式,其次是混合式。
撰写外贸函电时,要采取体谅、诚恳的态度,要站在收信人的位置上来考虑,选择最适当的方式将信息传递给收信人,要使语言、信息适合收信人的需要;同时应注意表达清晰、简洁、具体、完整,要使传递的信息明确、生动,尽量不要使用一些抽象的词,也要避免使用模棱两可、意思不明确的句子及冗长、重叠的表达方式。语气以达到的目的不同而不同,应注意礼貌,不要盛气凌人,避免命令和粗鲁。