引言
不少做公司财务的朋友，还有负责给员工办福利的伙伴，都碰到过给员工买意外险后不知道该怎么处理的疑问，是不是也在疑惑这个问题该怎么解决呢？别着急，这篇内容就来给你说清这个事儿。
一. 意外风险咋判断
先看岗位属性，不同岗位面临的意外风险完全不一样，别随便瞎买凑数。比如在户外跑业务的销售、工地现场的施工人员、小区里的保洁绿化工人，他们天天在外跑，接触交通工具、户外设施的频率高，摔碰剐蹭、交通意外的概率就高，风险等级也要对应调高。再看咱们办公室坐班的行政、财务、文案，大部分时间待在写字楼里，意外风险就低很多，配置对应保障就够。
再看日常出勤的通勤方式，这也影响意外风险的高低。如果公司大部分员工都是自驾或者骑电动车通勤，每天在路上的时间超过半小时，那发生交通意外的可能性会提升，对应的保障额度可以适当调高。要是公司包通勤车，或者大部分员工都住在单位宿舍，通勤路程短，风险相对就低，基础额度就能覆盖需求。
给你说个真实的小例子，我前阵子帮朋友的加工厂梳理保障，他之前图省事给所有员工都买了同一个额度的意外险，后来有个装卸工在搬货的时候被货物砸伤了腿，住院花了八万多，原来买的额度不够，公司补了不少钱。后来重新梳理风险，他把一线装卸、搬运、机修这些重体力操作岗位，都调高了意外医疗和伤残赔付的额度，办公室行政、财务这些岗位保留基础额度，整体预算没涨多少，保障却贴合多了。
还要看员工的年龄分层，不同年龄的员工应对意外的恢复能力不一样，风险需求也有区别。比如刚入职的二十多岁年轻人，跑上跑下多，日常活动多，哪怕受伤恢复也快，可以侧重意外伤残和身故的保障；四五十岁的中老年员工，不少人本身骨头就脆，摔一跤可能就是骨折，恢复慢花费多，就得把意外医疗的额度做高一点，覆盖住院、门诊的花费。
最后要核对公司现有场地和设备的情况，要是公司有食堂，厨房的操作人员要接触明火、高温器械，烫伤、割伤的风险高；要是公司有自己的货车车队，司机跟车人员的交通意外风险比普通员工高，这些都要单独对应调整，不能跟普通行政岗混在一起配置，不然真出事了保障不够，公司还要额外承担支出，反而白花了冤枉钱。
二. 条款细节看哪里
先盯清楚不同场景的覆盖范围。咱们公司不同岗位的员工，风险点完全不一样，跑外勤的员工天天在外跑，难免遇到交通磕碰；坐办公室的行政，基本只有下楼取餐、通勤的时候有意外，搬货整理物料的时候也可能扭到腰；仓库的装卸工，重物砸伤、滑倒摔跤的概率高不少。条款里得明确写清楚，不同场景的意外都在保障范围内，别只写了工作时间的意外，没写通勤、出差的，到时候出了事报不了就亏了。
再看免责条款这一页，别跳着读就翻过去。之前我朋友开的小公司，给二十多个员工买了之后，有个员工骑电动车下班路上闯了红灯被撞，找保险公司赔付，结果才发现条款里把违法交通规则的意外直接列进免责，一分钱都报不了。别觉得这种事离自己远，好多员工赶时间难免闯个黄灯、走个非机动车道，免责里这条怎么约定，一定要捋明白。还有像是员工自己故意摔的、酒后出的意外，这些免责是常规，但像是员工本身有旧伤，会不会把旧伤复发相关的治疗直接免责，也要看清楚，别到时候员工摔了腿诱发旧腰伤，直接被拒赔。
接着要看医疗赔付的相关约定，这块是最容易踩坑的地方。别光盯着保额看，保额再高，赔付比例低也没用。之前有个开餐饮店的老板，给店里五个服务员买产品的时候，图着保额高选了一款，结果后来有个服务员被滚烫的粥烫到，去医院花了八千多，找保险公司报销的时候才发现，条款里写了只赔付社保范围内的用药，社保外的自费药一分不报，最后只报了不到三千，剩下五千多都是店里掏的。如果你的员工经常会接触操作工具、热汤热水这种容易受伤的场景，最好选能覆盖社保外用药的条款，不然自费部分还是得公司兜底。还有免赔额是多少，有的条款设定了几百块的免赔额，低于免赔额的部分不赔，这些细节都别漏看。
还要留意伤残评定的相关约定。意外难免有严重的情况，留下伤残影响后续工作。条款里要写清楚，按照对应的伤残等级按比例赔付，不同等级的赔付比例是怎么划分的，有没有写清楚评定的机构要求，别到时候员工做了伤残鉴定，结果不符合条款要求的评定机构，不给赔付就麻烦。比如之前有个装修队的师傅，从梯子摔下来落了伤残，自己找了当地的诊所做了评定，结果条款要求必须是二级以上的公立医院出具的评定结果，来回折腾了好久才办妥，耽误了不少时间。
最后别忘了看受益人的约定。给员工买的意外险，默认受益人应该是员工或者员工的家属，别条款里默认写的是公司当受益人，这就不对了。出了意外之后，赔付款应该给到员工本人或者他的家人，公司只是垫付医药费的话，可以收回垫付的部分，但不能把受益人写成公司，这点一定要核对清楚，避免后续产生不必要的纠纷。
图片来源：unsplash
三. 不同人群怎么选
小微企业做行政或者财务的朋友，常常手里预算有限，还要覆盖全公司外勤、内勤所有员工，那直接选基础保额的团体款就行，人均保费不高，能覆盖日常磕磕碰碰的基础报销，先把保障铺满，别让任何一个员工裸奔，等后续公司预算宽松了，再慢慢调高保额就行。我之前接触过一个二十人规模的街边连锁生鲜店，老板一开始只给搬货的外勤员工买，后来改成全店都配基础款，每人一年分摊下来没多少钱，上个月有个理货员搬箱子砸到脚，医药费直接走保险报了，老板没额外掏钱，员工也觉得踏实。
经常在外跑业务的销售、物流快递员、装修施工队这类高风险外勤岗位，直接往上调高意外医疗和伤残保障的额度就行，这类岗位平时出门碰擦、崴脚甚至轻微磕碰受伤的概率比坐办公室的高，额度调高一点，哪怕产生住院费、门诊费，也能多报一些，不用公司或者员工自己承担太大压力。之前认识一个装修包工头，带了八个工人干活，一开始给所有人买的都是基础款，后来有个工人贴瓷砖的时候从梯子上摔下来，基础额度报完之后还剩小一万的缺口，包工头自己掏了钱之后，立马给所有外勤施工的工人都调高了保障额度，后续再出小状况，都能顺利覆盖，不用自己额外补钱。
坐办公室的行政、财务、设计这类内勤岗位，日常大多在室内办公，意外风险相对低，可以选中等额度就行，不用花太多钱追高保额，满足日常通勤路上磕磕碰碰、办公室饮水机烫到、搬资料崴脚这类小意外的报销就够，把预算省下来给到风险更高的外勤岗位，整体分配更合理。我认识一个互联网公司的行政，就是这么分配预算的，内勤都配中等额度，外勤销售调高额度，总共三十多个人，整体预算没超，还把保障分配得刚刚好，去年有个设计下楼取外卖崴了脚，拍片子拿药的钱也顺利报了，完全够用。
公司里超过五十岁的老员工，很多人会担心买不了，其实不用愁，现在不少团体重疾类的意外险不卡这个年龄段的健康要求，只要还在正常上班，就能正常投保，只需要如实填写当前的工作情况就行，不用特意隐瞒，老员工大多是公司的资深骨干，腿脚不如年轻人灵便，更需要有保障托底。之前有一个制造工厂，有五个快六十岁的老技术工还在一线带徒弟，一开始人事怕买不了，后来找对了产品，顺利参保，今年有个老师傅下楼梯踩滑摔了胳膊，治疗费用很快就报下来了，老师傅和家人都挺满意。
如果是有部分员工已经有了个人意外险，公司也不用强制重复买高保额，可以统一给全员配置基础款作为补充，个人保险已经覆盖的部分，公司这份可以作为额外叠加，万一真出状况，能多一层保障，也不会让已经买了个人险的员工觉得浪费，企业的预算也能控制住。之前有一家广告公司，不少设计师自己已经买了个人意外险，公司就给所有人都配了基础款团险作为补充，去年有个设计师加班骑车回家摔了，个人险报完之后，剩下的小部分费用走公司的意外险又报了，自己几乎没掏钱，员工也觉得公司做的安排很贴心。
四. 理赔流程避坑点
出事之后第一时间报案，别拖着，超过约定时间报案，不仅会增加核实信息的难度，还可能影响理赔进度。我认识一家小型加工厂的行政，上个月员工操作机器被划伤，厂方想着先给员工养伤，过了十多天才想起报案，最后理赔的时候来回补了三次材料，折腾了快一个月才拿到赔款，耽误了给员工补营养费的时间。所以不管情况大小，只要符合理赔条件，出事当天就联系保险公司登记信息，别存侥幸心理延后处理。
所有就医相关的单据都要原件收好，别随手乱丢，也别轻易交给非保险对接人员。之前有个做餐饮的老板，店里服务员滑倒扭伤去医院看，看完把发票随手塞在员工的通勤包里，员工收拾东西的时候误当废纸丢了，最后去医院补开证明，折腾了快一周才补到可用的凭证，耽误了好长时间，还有的店铺是把发票粘在报销台账上撕不下来，最后没法提交原件，也影响理赔。不管是挂号单、缴费发票、诊断书还是检查报告，全部单独放在固定文件袋里，理赔的时候按要求整理好提交，别缺东少西。
就医的时候要如实跟医生说清楚受伤经过，别写错受伤原因。之前有一位清洁工人，在给商场擦外墙的时候摔下来，去医院的时候，家属随口跟医生说在家打扫摔的，最后理赔的时候，医院病历写的受伤地点和实际不一样，保险公司还要来回核查实际情况，耽误了理赔时间，还差点出问题。所以员工受伤送医之后，跟医生说明白是在工作过程中受的伤，让医生准确记录受伤的时间地点和原因，别随便乱讲写错信息。
不要私自转院或者做非必要的检查治疗，要是需要转院，提前跟保险公司打声招呼，征得同意之后再转。有个建筑队的工人，在工地受伤之后，一开始在当地的卫生院处理，后来工友说市区的医院看的好，包工头没打招呼就直接转过去了，最后理赔的时候，这部分转院后的医药费核对了好长时间，才走完流程。要是确实需要转院，提前给对接的保险经办人说一声，留好沟通记录，别私自行动。
提交材料之后，多跟进进度，别交完就不管了。有一些公司负责对接的行政人员换岗，新人忘了跟进，本来半个月能走完的流程，拖了两个多月都没人管。所以交完材料之后，隔三五天问一问进度，要是材料缺了及时补，有问题及时调整，别等着保险公司主动找你，毕竟自己跟进才更踏实。
五. 缴费方式有讲究
如果是规模不大、刚起步的小微企业，现金流比较紧张，每个季度或者每个月都要盯着进货、发工资，一下拿出大几千甚至上万凑整年保费，难免会让手头更紧。这种情况可以选按月缴费，每个月只需要扣小几百块，分摊下来压力小很多，不会一下子占用太多周转资金。不过要记得给扣费账户留够余额，要是忘了存钱导致扣费失败，保障直接断档，员工出事就没法赔了，这点一定要上心。
如果是规模稳定、现金流充裕的公司，直接选按年缴费就很合适。整体算下来费用会比按月分期付低一点，而且一年只需要缴一次，不用每个月记着扣费的事儿，财务做账也省心，不用每个月都处理一笔保费支出，能省不少重复工作的时间。
要是公司人员流动性大，比如餐饮行业、快递网点，每个月都有新人入职老人离职，选按季缴费就挺灵活。每三个月缴一次，要是后续人员变动大，调整保额或者更换被保人都方便，不用等到年底再改，能贴合人员流动的节奏，不会出现员工已经离职了，还在给人家缴费的情况，浪费公司的钱。
给车间、工地这类有大量临时用工的公司说一句，可以选按工期缴费，比如一个项目三个月完工，就缴三个月的费用，项目结束保障也跟着结束，不用多缴没用的费用，刚好贴合临时用工的周期。
不管选哪种缴费方式，都要提前跟对接的工作人员确认好缴费时间，最好设置自动提醒，哪怕选的是按月缴费，也别漏缴。同时要核对清楚每期缴费的金额，避免出现多扣错扣的情况，出了问题要及时跟对方沟通调整，保障员工的保障一直有效，也别让公司平白多花冤枉钱。比如之前有家小型装修公司，接了一个四个月的户外项目，给二十个工人选了按工期缴费，刚好项目结束就停保，比缴一整年省了小一半费用，后来项目上有工人磕伤，也顺利拿到了赔付，既省了钱，也没耽误保障。
结语
讲完选保障的要点，最后来说说大家标题问的会计分录，咱们直接记就行：计提的时候，借：管理费用-福利费，贷：应付职工薪酬-福利费；支付的时候，借：应付职工薪酬-福利费，贷：银行存款就可以。总之给员工配这份保障，既能帮企业分担意外带来的支出，也能给员工踏实的安全感，按照自家公司的实际情况选就行，不用盲目追求高保额，适配自身需求就好。
